Nella strategia Lean l’implementazione delle 5S è una forma di organizzazione, di gestione e pulizia dell’ambiente di lavoro il cui corretto svolgimento rivela il livello di serietà e impegno del senior management nei confronti delle iniziative Lean in azienda.

• Durante le attività delle 5S è naturale incoraggiare il team a porre domande del tipo: “perché lo usiamo? a cosa serve? chi lo usa? con quale frequenza? serve a tutti? come possiamo farlo meglio?” Il semplice fatto di condividere le risposte conduce al miglioramento.
• Secondo la logica del PDCA le attività delle 5S possono essere ripetute teoricamente all’infinito. Dopo un periodo non inferiore alle 8-12 settimane (molto dipende dalla complessità dell’ambiente e dalla superficie), è possibile osservare i primi risultati dell’azione di miglioramento.
• L’esposizione della pianta del reparto o dell’area in cui si svolgono le attività 5S consente al personale di applicare post-it colorati con i propri suggerimenti da analizzare e valutare insieme con il team durante le riunioni.

SORT - CLASSIFICA

• "Non si tratta di guardare solo cosa c’è nei cassetti!"
• Programmare l’attività in ciascuna area, zona, reparto, ufficio.
• Separare ciò che serve da ciò che non serve contrassegnando (ad esempio con dei bollini rossi) gli elementi inutili che si intende eliminare.
• Dopo il tempo stabilito eliminare tutti gli elementi inutili contrassegnati.
• Conservare solo ciò che si ritiene utile, necessario.
• Osservare e analizzare rotture, problemi, corrosioni, usure, sprechi, abbandoni,…
• Fare la lista delle riparazioni necessarie.
• Analizzare e definire le priorità di intervento con il team.

SET - SISTEMA

• “Un posto per ogni cosa e ogni cosa al suo posto” per assicurare la pulizia e l’ordine.
• Questa fase si applica anche agli armadi e alle scaffalature.
• Non occorre “mettere via tutto”, ma che tutto sia a prova di errore. Deve essere immediatamente chiaro a ciascun componente del team se qualcosa è fuori posto.
• Mettere in ordine ciò che è necessario: stabilire dove ciascuna cosa deve andare, nominarla e localizzarla utilizzando etichette colorate, codici di colori, le forme stesse degli utensili, ...
• Verificare quotidianamente che tutto sia al proprio posto.
• Stabilire chi effettua tali verifiche quotidiane.
• Informare se mancano elementi o se ve sono fuori posto.

SHINE - PULISCI

• Più gli standard di pulizia e di ordine sono elevati, più sarà facile identificare segnali precoci di problemi.
• Affermare il principio della responsabilità individuale per mantenere le migliori condizioni di lavoro nella propria postazione o ambito di azione.
• Il fatto che ci sia del personale addetto appositamente alle pulizie, non significa che si possano lasciare banchi sporchi, rifiuti fuori posto, bagni in disordine, ecc.
• Non basta “fare pulizia”: per fare splendere occorre identificare ed eliminare le cause di uno spreco, di uno sporco, di eventuali danni.
• Suddividere le aree in zone da assegnare a responsabilità individuali.
• In caso di attività più pesanti o difficili assicurarne la rotazione a turno.
• Implementare brevi attività quotidiane 5S di pochi minuti.
• Verificare le attività svolte con l’aiuto di una check-list.

STANDARDIZE - STANDARDIZZA

• "Uno standard condiviso piuttosto che ciascuno con il suo standard!"
• Standardizzare significa stabilire insieme le modalità con le quali mantenere in ordine e pulito.
• Raggiungere e mantenere visivamente le condizioni note e concordate: aree di lavoro organizzate, pulite e funzionali in cui sia sempre evidente a cosa serve ogni strumento, materiale o informazione.
• In questa fase occorre mantenere i risultati raggiunti nelle tre fasi precedenti.
• Stabilire una routine fa emergere situazioni anomale sulle quali concentrarsi.
• Condividere le informazioni su come il processo deve svolgersi.
• Stabilire i punti principali da gestire e da controllare.
• Fare uso di strumenti di gestione visiva come cartelli, pannelli, codici colorati, etichette, indicazioni, …

SUSTAIN - SOSTiENI

• Le parole d'ordine sono autodisciplina e coinvolgimento.
• Seguire con autodisciplina i 4 passaggi precedenti cercando di ripeterli migliorandoli continuamente.
• Assicurarsi che tutti rispettino quanto stabilito, almeno sino quando insieme non si trovano soluzioni migliorative che portano all’introduzione di nuove procedure o sino a quando si modificano quelle esistenti.
• Iniziare con ispezioni interne periodiche, fatte da tutti a turno, assegnando ad ciascuno la responsabilità di una piccola area, che dovrà contenere solo quello che serve e suddiviso in modo chiaro a tutti.
• Stabilire dei livelli di valutazione di ciascuno dei 5 step per concentrarsi continuamente sui margini di miglioramento.
• Non basta mantenere i risultati raggiunti: occorre migliorarli di continuo.