Quando non viene prestata un’adeguata considerazione all’ottimizzazione dei processi di business, si crea un vuoto che l’area IT riempie con le sue competenze.

Testo adattato e tradotto a partire dall’articolo di @reichental, Jonathan Reichental Ph.D., pubblicato su Radar O’Reilly il 29 marzo 2011. La gestione dei processi di business (Business process management o BPM) e più particolarmente l’ottimizzazione dei processi di business (business process optimization o BPO) necessita la piena consapevolezza e comprensione dell’esistenza di tali processi e l’applicazione di approcci condivisi di sostegno agli obiettivi strategici dell’impresa. Sono pochi i sistemi IT che vivono isolati all’interno di organizzazioni strutturate. Infatti oggi la gran parte dei sistemi interagiscono tra loro per scambiarsi dati e informazioni dando così vita ad un complesso di soluzioni interdipendenti all’interno dell’azienda. Ciò fa sì che la modifica in un sistema, abbia inevitabilmente ripercussioni su uno o più sistemi e processi ad esso collegati. Molto spesso le conseguenze di tali modifiche non vengono interpretate o valutate correttamente dai responsabili IT e dai responsabili dei processi di business: in un contesto di forte interdipendenza tra sistemi IT e processi, tra tecnologia e business, raramente gli stakeholder sono consapevoli sino in fondo delle reali implicazioni di modifiche anche così dette minori. Nel caso in cui l’area della tecnologia e quella del business siano consapevoli dell’esistenza di tali interdipendenze, si ottengono dei risultati ragguardevoli. Vi è un’interazione reciproca tra IT e business in azienda ed ogni contatto tra di essi diventa un’opportunità di apprendimento per entrambi. Nel caso frequente di una richiesta del tipo “potresti fare una piccola modifica per me?” si evince che il richiedente (a meno di una sua piena comprensione della complessità delle interdipendenze esistenti - cosa altamente improbabile) presume di valutare l’ampiezza della richiesta. Ma tale presunzione risulta quasi sempre inesatta. D’altro canto il tecnico IT che sottovaluta l’impatto di una modifica, crea un effettivo disservizio alimentando aspettative infondate nel richiedente. Il migliore approccio nel caso di richieste rivolte all’IT è partire dall’assunto che ciascuna modifica comporta un impatto sul sistema esistente di interdipendenze e la sua ampiezza deve essere valutata attraverso pratiche e procedimenti condivisi. E’ importante fare incontrare tutti gli stakehlder coinvolti dall’impatto eventuale causato dalla richiesta di modifica, poiché queste riunioni sono occasioni che rivelano ampie diversità di vedute sui processi di business in questione. L’area IT, svolgendo un ruolo di tessuto connettore all’interno dell’organizzazione poiché conosce trasversalmente ogni singola area, è l’unica in questo caso in grado di spingere l’organzzazione ad una più approfondita comprensione e condivisione dei processi, prima ancora di giungere a parlare di tecnologia in senso pratico. Un’opportunità da non sottovalutare che consente di ripercorrere e riesaminare un intero processo per comprenderne a fondo le implicazioni di un’eventuale modifica e da cui spesso emergono validi suggerimenti di miglioramento: è così che l’IT guida l’organizzazione nell’ottimizzazione dei processi di business (BPO). Nel caso in cui i processi non siano stati ancora documentati accuratamente e non sia stata effettuata un’adeguata mappatura, questo è il momento per farlo. Si tratta di un aspetto fondamentale in quanto dei processi chiari, condivisi e documentati agevolano la costruzione di soluzioni software adeguate e facilitano la gestione delle richieste future. L’enfasi data all’importanza della documentazione dei processi e sul process design evidenzia l’allargamento dei ruoli del business analyst (area business) e dell’architetto di sistema (area IT) i quali si rivelano indispensabili per l’azienda nella realizzazione e nel raggiungimento degli obiettivi strategici di business. In determinati contesti la figura del business analyst risulta esterna all’area IT con la conseguenza di rendere ancora più indefinito il confine tra le responsabilità tipiche delle due aree (IT e business). E’ auspicabile quindi che le organizzazioni incoraggino il personale a sviluppare competenze “a forma di T” (“T” shape skills) in cui la linea orizzontale del “T” rappresenta le competenze di business e quella verticale rappresenta le competenze tecniche. “T” shape skills per dire che un equilibrio tra le due competenze è ciò di cui l’azienda oggi ha più bisogno per assicurarsi il pieno successo della strategia IT e la conseguente crescita del proprio business. Forse in futuro si arriverà a considerare l’area IT come una parte integrante del business aziendale e non un’entità separata come invece viene percepita ancora oggi: in questo il BPM funge da ottimo catalizzatore.