L’implementazione delle 5S nella strategia Lean è un investimento a basso costo che rende l’ambiente di lavoro un luogo pulito, ordinato, sicuro, efficiente e che concentra da subito l’azione sull’identificazione di sprechi e criticità. Le 5S figurano tra i primi strumenti applicati dalla strategia Lean nei suoi progetti, perché mettere ordine e fare pulizia è un fatto di sostanza, una metodologia semplice ed efficace che organizza fisicamente e concettualmente l’azienda, non certo un fatto estetico o un modo per tenere pulito l’ambiente di lavoro.

L’obiettivo delle 5S è creare e mantenere un posto di lavoro più sicuro e produttivo, più piacevole e meno stressante per agevolare l’identificazione di criticità, di problemi, dei cosiddetti “fuori standard”. Infatti in un ambiente ordinato e pulito, qualsiasi cosa fuori posto, qualsiasi sporco o mancanza rilevata, evidenziano problemi sui quali concentrarsi immediatamente.

• SORT: 
  Classificare, Sgomberare: eliminare ciò che non serve, distinguere tra essenziale e non necessario.
   
• SET: 
  Sistemare: mettere le cose al loro posto, decidere dove conservare ciò che rimane.
   
• SHINE: 
  Pulire: fare brillare, splendere e ispezionare per cercare, eliminare sprechi, sporco e danni.
   
• STANDARDIZE: 
  Standardizzare: mantenere pulito e in ordine condividendo le informazioni, comunicando istruzioni su come mantenere il livello raggiunto.
   
• SUSTAIN: 
  Sostenere, mantenere: rispettare le regole condivise, seguirLe con disciplina e vigilare affinché siano applicate continuamente.

Le 5S sono un’attività rivolta a tutto il personale nessuno escluso, da svolgersi in qualsiasi area, reparto, ufficio dell’azienda e che serve ad attivare delle azioni quotidiane di correzione o miglioramento continuo. Tutti sono coinvolti e tutti sono chiamati a partecipare secondo il proprio ruolo, incoraggiati da un’attività di formazione continua, di comunicazione diretta, di responsabilizzazione ad ogni livello e da sistemi di controllo che rilevano e migliorano i risultati raggiunti.

Le iniziative di formazione consentono di evitare che le attività delle 5S siano percepite come un’operazione estetica e non di sostanza: senza il sostegno della formazione le 5S sono viste come “le pulizie di primavera” e dopo poco tempo l’azienda ritorna nel caos iniziale. Quando invece viene adeguatamente sviluppata la consapevolezza che ordine e pulizia sono strumenti per raggiungere traguardi ben più ambiziosi dell’ordine e della pulizia, ecco che allora il lavoro interminabile delle 5S cambierà il volto dell’azienda:

• aumentando l’auto-disciplina
• migliorando la qualità
• migliorando le procedure
• aumentando la sicurezza
• riducendo trasporti e movimentazioni
• ottimizzando gli spazi da utilizzare
• migliorando l’efficienza
• risparmiando risorse (tempo, energie, denaro).

Nella strategia Lean attività semplici a basso costo come le 5S o come il cammino degli sprechi - Waste Walk - ripetute teoricamente all’infinito secondo la logica del PDCA rappresentano opportunità straordinarie che stimolano e diffondono l’approccio del miglioramento continuo in azienda. Infine si prestano ad essere approfonditi successivamente per affrontare e risolvere le criticità rilevate ad un livello ulteriore, quello della Value Stream Map o degli eventi Kaizen.